Warum erhalte ich einzelne Mails nicht

Es gibt mehrere Gründe, warum unsere SPAM Filter eine E-Mail als Spam erkennen und die Annahme verweigern.

Sollten E-Mails von unseren SPAM Filtern abgelehnt werden, erhalten die Absender eine entsprechende Fehlermeldung wie z.B.

554 5.7.1 Your message was rejected because it appears to be spam (in reply to end of
 DATA command) 

Die häufigsten Gründe warum E-Mails von uns abgelehnt werden sind:

1. Fehlender oder schlecht konfigurierter SPF-Record: Wenn der SPF-Record für die Absenderdomain nicht korrekt oder gar nicht konfiguriert ist, kann der Empfänger-Server die E-Mail als verdächtig betrachten, da die Authentizität des Absenders nicht verifiziert werden kann.
2. DKIM- und DMARC-Fehlkonfiguration: DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) sind ebenfalls Mechanismen zur Überprüfung der Authentizität von E-Mails. Wenn diese nicht richtig konfiguriert sind oder fehlen, könnte die E-Mail als unsicher eingestuft werden.
3. Hohe Anzahl ähnlicher E-Mails: Wenn viele ähnliche E-Mails von derselben IP-Adresse oder Domain gesendet werden, könnte der Empfänger-Server dies als Spam-Verhalten interpretieren.
4. Unzureichender Inhalt: E-Mails, die nur aus Bildern bestehen oder übermäßig viele Links enthalten, könnten als Spam betrachtet werden.
5. Verwendung von verdächtigen Wörtern oder Phrasen: Bestimmte Wörter oder Phrasen, die häufig in Spam-E-Mails verwendet werden (z. B. „Gewinnen Sie sofort Geld“), könnten dazu führen, dass die E-Mail als Spam markiert wird.
6. Unklare Absender- und Betreffzeilen: Wenn der Absendername oder die Betreffzeile irreführend oder nicht klar sind, könnte dies dazu führen, dass die E-Mail als Spam eingestuft wird.
7. Empfängerverhalten: Wenn Empfänger ähnliche E-Mails oft als Spam markieren, könnte der E-Mail-Dienstanbieter dies als Signal dafür interpretieren, dass ähnliche E-Mails generell als Spam betrachtet werden sollten.
8. Blacklists: Wenn die IP-Adresse des sendenden Servers oder die Absenderdomain auf einer Spam-Blacklist steht, wird die E-Mail wahrscheinlich als Spam erkannt.
9. Unzureichende Authentizität: Wenn die E-Mail von einem unverifizierten Server stammt oder nicht den gängigen Authentifizierungsstandards entspricht, könnte sie als verdächtig eingestuft werden.
10. Große Anzahl von Empfängern: Massen-E-Mails an eine große Anzahl von Empfängern könnten fälschlicherweise als Spam interpretiert werden, wenn nicht ausreichend authentifiziert und personalisiert wird.

Um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß zugestellt werden und nicht als Spam abgelehnt werden, ist es wichtig, die oben genannten Faktoren zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Ihre E-Mails den gängigen Best Practices für E-Mail-Authentifizierung und -Inhalt entsprechen.